KPIs de una inmobiliaria: qué medir cada semana para crecer

Pocos indicadores, bien definidos

El error más habitual no es medir poco, sino medir mucho y mal. Un panel con cuarenta métricas que nadie entiende igual no se usa. Mejor cinco o seis indicadores, cada uno con una definición escrita —qué cuenta y qué no— para que dos personas que lo miren lleguen al mismo número.

KPIs de captación

• Nuevas captaciones por semana, y cuántas de ellas en exclusiva.
• Puertas trabajadas y conversaciones logradas por agente, si haces puerta a puerta.
• Ratio de captación: de cada cien propietarios contactados, cuántos acaban en encargo.
• Valoraciones entregadas: son la antesala de la mayoría de las exclusivas.

KPIs de conversión

• Leads nuevos por canal —portales, web, calle, recomendación— y su temperatura.
• Tiempo de primera respuesta al lead. Es la métrica más subestimada: un lead que espera se enfría o habla con otra agencia.
• Paso entre fases del embudo: cuántos leads pasan a visita, cuántas visitas a oferta, cuántas ofertas a operación.
• Leads sin atender: los que llevan días sin que nadie los toque. Deberían ser cero.

KPIs de cartera

• Inmuebles en cartera y cuántos en exclusiva.
• Días en el mercado de cada inmueble, y cuántos llevan demasiado tiempo sin visitas.
• Exclusivas que vencen en las próximas semanas y todavía no tienen revisión de precio.

KPIs de equipo y de caja

• Actividad por agente: visitas, llamadas y horas registradas.
• Operaciones cerradas y comisión media.
• Ingresos y gastos del periodo, con las facturas al día.

Una advertencia sobre los de equipo: sirven para detectar a tiempo que alguien no da abasto o que una zona se ha secado, no para montar un ranking. Si el equipo siente que el panel es un instrumento de vigilancia, los datos empezarán a maquillarse y dejarán de servir.

Por qué semanal y no mensual

El mes es demasiado tarde para corregir. Una revisión semanal de pocos minutos detecta que un agente está saturado, que un canal ya no trae leads o que la cartera envejece, cuando todavía hay margen. El dato semanal es accionable; el mensual es una autopsia. Los indicadores de caja sí se miran mejor por mes, porque las facturas tienen su propio ritmo.

No midas para juzgar el pasado; mide para decidir la semana que viene.

Cómo convertir un KPI en una decisión

Un número solo sirve si cambia algo. Para cada indicador, decide de antemano qué harás si se mueve:

• Si el tiempo de respuesta sube, revisa quién recibe los leads y a qué hora entran.
• Si muchas visitas no pasan a oferta, el problema suele estar en el precio o en la selección de inmuebles, no en el agente.
• Si las captaciones bajan en una zona, mira en el mapa cuánto hace que no se trabaja y vuelve.
• Si hay exclusivas a punto de vencer sin revisión, adelanta la conversación con el propietario.

Verlos sin perder la vida en hojas de cálculo

El motivo por el que casi nadie mide es el esfuerzo: cuadrar hojas roba horas. Cuando los datos ya viven en el sistema en el que se trabaja, los indicadores salen solos. En Domuspace, así:

• El panel de dirección enseña la foto del día cada vez que abres Inicio: visitas de hoy, clientes contactados, cumplimiento del horario y quién ha fichado.
• La agenda genera para el administrador un informe mensual por trabajador con visitas, contratos, llamadas, horas, propiedades visitadas y valoraciones de los clientes, exportable a Excel.
• El embudo de contactos y leads tiene ocho fases, de lead entrante a ganado, así que el paso entre fases se ve sin contar a mano. Y, con los leads que no tienen responsable, avisa a los 10 y a los 15 minutos.
• El mapa catastral muestra por colores qué parcelas se han trabajado y con qué resultado, y con las rutas y el fichaje tienes la jornada de cada agente y el avance de cada ruta.
• Con el control de exclusivas, el filtro «Solo exclusivas» de Propiedades te deja solo las tuyas, cada una registrada con sus fechas de inicio y fin.
• Finanzas, en el plan Extra, da el panel por semana, mes, año o el periodo que elijas, con criterio de caja o de devengo, y descarga los movimientos en CSV para tu asesoría.

Lo que no mide Domuspace son los días en el mercado de cada anuncio: la cartera vive en tu CRM o en el programa que publica en los portales, y ese dato sale de ahí. Si dudas entre herramientas, esta comparativa explica qué cubre cada una.